Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) schreiben bereits seit 2014 die Archivierung geschäftlicher Mails vor. Bisher gab es seitens des Finanzministeriums eine 'Schonfrist' und es wurde praktisch nicht geprüft. Seit 1. Januar 2017 gilt diese Schonfrist nicht mehr!
Ein weiterer, großer Vorteil: die Archivierung sorgt für eine Verkleinerung Ihrer Postfächer. Damit ist eine schnellere und effizientere Suche möglich.
Wechseln Sie Ihr Mailprogramm, dann passiert es oft, daß die Programme nicht kompatibel sind und die Mails nicht einfach von einem zum anderen Programm verschoben werden können.
Wesentliche Merkmale der Revisionssicherheit sind, dass die Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind.
Der Weg der E-Mail in Ihr Mailarchiv muss nachvollziehbar sein. Dies wird durch die individuelle Verfahrensdokumentation sichergestellt. Für Sie als Unternehmer sind diese komplexen technischen Abläufe nicht darstellbar, deswegen übernehmen wir diese Leistung für Sie.
Der Begriff Revisionssicherheit basiert auf den Anforderungen:
Ein wichtiges Merkmal der Revisionssicherheit ist die Sicherung vor Verlust. Unsere Systeme werden täglich im Rechenzentrum gesichert und alle relevanten Systeme sind doppelt vorhanden. Der Aufwand, ein solches Sicherungskonzept zu betreiben, ist für ein kleines bis mittleres Unternehmen finanziell und personell schlicht nicht möglich!
Die Kriterien der GoBD schreiben eine maschinelle Auswertbarkeit vor, die Mail-Eigenschaften, das Originalformat, die Anhänge und der Volltext sind nach dem Ausdruck nicht mehr verfügbar. Außerdem besteht das Risiko der Unvollständigkeit, da der Ausdruck 'nur' durch den Anwender erfolgt.
Ähnlich wie unter Punkt 2 können einige Anforderungen der GoBD nicht erfüllt werden.
Verschiedene Softwareanbieter verkaufen Lösungen, die lokal auf vorhandenen Servern oder Computern installiert werden. Diese Lösungen haben viele Einschränkungen und Nachteile, zum Beispiel ist eine E-Mailarchivierung an sich nicht als revisionssicher zu bezeichnen, da ein sicherer Schutz gegen Verlust in den meisten Geschäftsräumen nicht möglich ist. Außerdem könnten Mails, die außerhalb der Firma über Smartphone, Tablet oder sonstige Mobilgeräte abgerufen und gelöscht werden, im Mailarchiv fehlen. Somit ist eine lückenlose Archivierung nicht gegeben!
Da Ihr Postfach deutlich weniger Mails enthält, sind Suchvorgänge erheblich schneller! Außerdem ist ein 'aufgeräumtes' Postfach einfach übersichtlicher.
Das Archiv ist jederzeit mit jedem Browser von überall aus erreichbar. Sie benötigen nur einen Internetzugang. Unser Archivierungssystem verfügt außerdem über eine Volltextsuche im Mailtext, im Betreff und in den Anhängen (je nach Dateityp)
Mit unserer Archivierungslösung erfüllen Sie alle aktuellen Anforderungen an die Mailarchivierung und müssen sich nicht sorgen, ob Sie alle rechtlichen Vorgaben erfüllen.
Die wichtigsten Informationen zum Thema 'Archivierung von geschäftlichen Mails' unter Berücksichtigung der GoBD wurden vom Digitalverband Deutschlands zusammengestellt. Unterhalb finden Sie die 6 wichtigsten! (Quelle: https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/E-Mails-und-GoBD-10-Merksaetze-fuer-die-Unternehmenspraxis.html)
Dieser Praxisleitfaden wurde Anfang 2017 von der Münchner Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PSP mbB und der Peters Schönberger GmbH verfasst und gibt Unternehmern einen detaillierten Überblick über die wichtigsten Punkte aus der GoBD und wie diese in der Praxis umzusetzen sind. Den Leitfaden finden SIe unterhalb. Das Schreiben des Bundesfinanzministeriums von 2014, welches die gesamten Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff enthält. Besonders interessant ist hier Punkt 119 auf Seite 25, Punkt 121 auf Seite 26 und Punkt 129 auf Seite 28.
